Waarom een intern kennisplatform onmisbaar wordt
In veel Nederlandse mkb-bedrijven zit cruciale kennis in de hoofden van een paar medewerkers. Vertrekt iemand of valt hij tijdelijk uit, dan verdwijnt vaak ook die kennis. Tegelijkertijd wordt werk steeds complexer en hybride werken is de norm. Een toegankelijk, intern kennisplatform is daarom geen luxe meer, maar een manier om je bedrijf wendbaar te houden.
Goed nieuws: je hebt geen groot budget of ingewikkelde software nodig om een effectief kennisplatform op te zetten. Met een duidelijke structuur, slimme inzet van bestaande tools en duidelijke afspraken kom je als mkb al ver.
Beginnen bij het probleem, niet bij de tool
Breng eerst de kennislekken in kaart
Voordat je naar tools kijkt, moet je weten welke kennis het meest bedrijfskritisch is. Vraag per team welke informatie het vaakst wordt gezocht, maar moeilijk te vinden is. Dat kunnen bijvoorbeeld verkoopscripts, veelgestelde klantvragen, handleidingen, interne processen of lijstjes met leveranciers zijn.
Maak een korte inventarisatie met drie vragen: welke kennis mis je nu, waar staat die kennis nu verspreid en wat gebeurt er als die kennis wegvalt. De antwoorden vormen de basis voor de eerste versie van je kennisplatform.
Kies een simpele en centrale plek
Een kennisplatform hoeft geen maatwerkportaal te zijn. Veel mkb-bedrijven kunnen starten met tools die ze al gebruiken, zoals Microsoft 365, Google Workspace of een moderne intranetoplossing. Belangrijkste voorwaarde is dat iedereen er snel bij kan, zonder ingewikkelde inlogstappen en zonder dat bestanden overal rondzwerven.
Richt één centrale ingang in, bijvoorbeeld een knowledge hub in SharePoint of een hoofdmap in Google Drive. Vanuit daar link je door naar documenten, stappenplannen en sjablonen. Zo voorkom je dat medewerkers verdwalen in mappenstructuren.
Structuur: minder informatie, meer vindbaarheid
Werk met vaste categorieën en korte artikelen
Een veelgemaakte fout is dat bedrijven lange, onleesbare documenten uploaden. Een goed kennisplatform bestaat uit compacte artikelen rond één vraag of proces. Denk aan een artikel over hoe je een nieuwe klant aanmaakt, hoe je een klacht registreert of hoe je een offerte opbouwt.
Bundel die artikelen in vaste categorieën, zoals klanten, processen, hr, finance en commercie. Gebruik eenvoudige titels in vraagvorm, zodat medewerkers intuïtief kunnen zoeken. Hoe minder iemand hoeft te klikken, hoe vaker het platform gebruikt wordt.
Maak één persoon eigenaar per onderwerp
In plaats van een grote redactieraad, werkt het in het mkb beter om per categorie één eigenaar aan te wijzen. Die bewaakt de actualiteit, verzamelt input uit het team en beslist welke informatie online komt en wat juist niet. Zo voorkom je dat het platform verandert in een digitale prullenbak.
Adoptie: zorgen dat medewerkers het echt gaan gebruiken
Verbind het kennisplatform aan dagelijkse routines
Een kennisplatform heeft pas waarde als medewerkers het vanzelf gebruiken. Maak daarom duidelijke afspraken: nieuwe collega inwerken gebeurt via het platform, proceswijzigingen worden altijd daar bijgewerkt en bij vragen tijdens een overleg wordt eerst gekeken of het antwoord al in het platform staat.
Leidinggevenden spelen hierin een sleutelrol. Door consequent te verwijzen naar het platform en zelf geen losse documenten meer rond te mailen, ontstaat er een nieuwe standaard. Langzaam verschuift kennis van individuele mailboxen naar een gedeelde, vindbare omgeving.
Meten, verbeteren en klein beginnen
Start met een minimale versie die de grootste pijn oplost en breid daarna stap voor stap uit. Vraag elke maand aan gebruikers welke informatie ze nog missen of wat lastig te vinden is. Kleine aanpassingen in de structuur leveren vaak direct een beter bruikbare kennisbank op.
Zo ontwikkel je zonder groot budget een praktisch intern kennisplatform dat kennis vasthoudt, nieuwe mensen sneller productief maakt en je bedrijf beter voorbereidt op groei en verandering.
