Waarom een eigen business intelligence dashboard voor het mkb
Veel mkb-bedrijven sturen nog steeds op losse Excel-sheets, rapportages per mail en ad-hoc overzichten uit verschillende systemen. Dat kost tijd, levert fouten op en zorgt ervoor dat beslissingen vaak op gevoel worden genomen. Een intern business intelligence dashboard brengt de belangrijkste cijfers samen op één plek, zodat je wekelijks of zelfs dagelijks een helder beeld hebt van je business.
Voor Nederlandse ondernemers en managers is zo’n dashboard geen luxe meer, maar een manier om sneller te reageren op marktontwikkelingen, kosten onder controle te houden en groeikansen eerder te zien. Het is bovendien een stap richting datagedreven werken, zonder direct te investeren in dure enterprise-oplossingen.
Welke vragen moet je dashboard beantwoorden
Begin met beslissingen, niet met data
De grootste fout bij het bouwen van een dashboard is beginnen bij de beschikbare data in plaats van bij de beslissingen die je wilt nemen. Stel jezelf eerst drie kernvragen: welke beslissingen neem ik wekelijks, maandelijks en per kwartaal, welke informatie mis ik nu bij die beslissingen en welke signalen wil ik automatisch krijgen als iets afwijkt.
Pas als dit helder is, kies je de bijbehorende kpi’s. Denk aan omzet per klantsegment, marge per productgroep, doorlooptijden in je salesfunnel of bezettingsgraad van medewerkers. Beperk je tot een klein aantal kpi’s die direct invloed hebben op winstgevendheid en groei.
Maak onderscheid tussen stuurinformatie en achtergrondinformatie
Op de hoofdpagina van je dashboard hoort alleen stuurinformatie: cijfers waarop je direct kunt ingrijpen. Achtergrondinformatie, zoals detailomzetten per individuele klant of uitgebreide kostenanalyses, bied je aan via doorklikmogelijkheden. Zo blijft het dashboard overzichtelijk en bruikbaar voor directie en management.
Technische keuzes zonder het te ingewikkeld te maken
Databronnen slim koppelen
In de praktijk werk je vaak met meerdere systemen: een boekhoudpakket, crm, urenregistratie en wellicht een webshop of kassasysteem. Begin met maximaal twee of drie bronnen die het meest cruciaal zijn voor je sturing. Voor veel mkb-bedrijven is dat boekhouding en crm. Gebruik standaardkoppelingen of exports in csv- of excel-formaat die je met een vast schema inlaadt.
Automatisering is belangrijk, maar hoeft niet perfect te zijn. Een dagelijkse of zelfs wekelijkse update is voor de meeste zakelijke beslissingen voldoende. Belangrijker is dat de definities van je kpi’s vastliggen, zodat iedereen in het bedrijf naar dezelfde cijfers kijkt.
Tooling kiezen die bij je organisatie past
Voor mkb’ers zijn laagdrempelige tools vaak de beste start. Denk aan oplossingen als Power BI, Google Looker Studio of dashboardmodules in bestaande business software. Kies een tool die goed integreert met je huidige systemen, waar je interne beheerder mee uit de voeten kan en die eenvoudig te delen is met collega’s via browser of app.
Adoptie in de organisatie: van cijfers naar actie
Maak van je dashboard een vast onderdeel van overleg
Een business intelligence dashboard heeft alleen waarde als het consequent wordt gebruikt. Plan daarom een vast wekelijks of maandelijks overleg waarin het dashboard de basis vormt. Loop de belangrijkste kpi’s door, leg afwijkingen vast en spreek concrete acties af. Zo wordt datagedreven werken onderdeel van de cultuur.
Betrek daarnaast sleutelfiguren uit finance, sales en operations bij de ontwikkeling. Door hun praktische kennis sluit het dashboard beter aan op de dagelijkse praktijk en vergroot je de kans dat het daadwerkelijk gebruikt wordt als zakelijk kompas binnen je organisatie.
