Waarom is het belangrijk om je administratie te bewaren?
Als zzp’er ben je verplicht om je administratie goed bij te houden. Dit is niet alleen van belang voor het indienen van je belastingaangiften, maar ook voor mogelijke controles door de Belastingdienst. Wanneer je niet voldoet aan de bewaarplicht, loop je het risico op boetes en naheffingen. Daarom is het cruciaal om te weten hoe lang je de verschillende onderdelen van je administratie moet bewaren.
Wat houdt de fiscale bewaarplicht in?
De wettelijke termijn
De Belastingdienst stelt dat je als ondernemer je administratie minimaal zeven jaar moet bewaren. Dit betreft onder andere facturen, bankafschriften, bonnen, jaarrekeningen en contracten. Deze termijn is vastgesteld om eventuele controles en fiscale correcties mogelijk te maken.
Uitzonderingen en langere termijnen
Voor bepaalde gegevens geldt een bewaartermijn van tien jaar. Dit kan het geval zijn als je onroerende zaken bezit, zoals een bedrijfspand, of als je gebruik maakt van de btw-vrijstelling bij langdurige investeringen. De langere termijn geldt specifiek voor de gegevens die verband houden met deze langlopende verplichtingen.
Wat valt er onder je administratie?
De administratie omvat alle gegevens die van belang zijn voor je bedrijfsvoering. Denk aan inkoop- en verkoopfacturen, urenregistraties, kilometerregistraties, kasadministratie en agenda’s. Ook digitale administratie, zoals e-mails met opdrachtbevestigingen of elektronische facturen, valt hieronder. Belangrijk is dat je deze gegevens opvraagbaar en leesbaar houdt gedurende de bewaartermijn.
Moet je papieren administratie bewaren of mag het digitaal?
Het is toegestaan om je administratie digitaal te bewaren, zolang deze voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dat betekent dat de gegevens authentiek, compleet, beveiligd en raadpleegbaar moeten zijn. Je mag papieren documenten inscannen en digitaal archiveren, mits deze scans goed leesbaar zijn en de originele eigenschappen behouden blijven.
Wat als je stopt of overgaat naar een andere rechtsvorm?
Ook als je stopt met je onderneming of overstapt naar een andere rechtsvorm, zoals van zzp naar bv, blijft de bewaarplicht bestaan. Je moet dan zelf zorgdragen voor het correct bewaren van je administratie gedurende de vereiste termijnen. In sommige gevallen moet je dit melden aan de Belastingdienst, zodat zij weten wie verantwoordelijk is voor het bewaren van de administratie.
Tips om je administratie overzichtelijk te houden
Gebruik boekhoudsoftware
Met boekhoudsoftware kun je eenvoudig je gegevens digitaliseren en overzichtelijk houden. Veel programma’s helpen je ook met het archiveren volgens de fiscale vereisten.
Maak regelmatig back-ups
Om verlies van gegevens te voorkomen, is het aan te raden om regelmatig back-ups te maken van je digitale administratie. Bewaar deze op een veilige en aparte locatie.
Conclusie
Als zzp’er ben je verplicht je administratie zeven tot tien jaar te bewaren, afhankelijk van de aard van de gegevens. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de exacte vereisten, zodat je bij een controle niet voor verrassingen komt te staan. Door te kiezen voor een goed systeem en regelmatige back-ups bespaar je jezelf werk en risico’s.
