Voor het grootste deel van het personeelsdossier geldt: bewaar het maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband. Gaat een werknemer op 31 december 2026 uit dienst, dan ruim je die gegevens eind 2028 op. Voor de loonadministratie gelden langere termijnen: de gegevens die de Belastingdienst nodig heeft bewaar je zeven jaar, en een kopie van het identiteitsbewijs vijf jaar na uitdiensttreding.
Welke termijn geldt voor welk document?
Het dossier bestaat uit documenten met verschillende bewaartermijnen. Een overzicht voor een werknemer die eind 2026 vertrekt:
- Loonstroken, loonadministratie en fiscale gegevens: 7 jaar, dus tot eind 2033.
- Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar na einde dienstverband, dus tot eind 2031.
- Arbeidscontract, functioneringsgesprekken, beoordelingen en verlofgegevens: maximaal 2 jaar, dus tot eind 2028.
- Verzuimgegevens en gesprekken over re-integratie: in de regel 2 jaar na uitdiensttreding, tenzij een geschil loopt.
- Sollicitatiegegevens: 4 weken na afloop van de procedure, of tot 1 jaar met toestemming van de kandidaat.
Heb je geen goede reden om iets langer te bewaren, dan moet het weg. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat uit van het principe dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelde.
Waarom niet gewoon alles zeven jaar bewaren?
Dat is verleidelijk, maar niet toegestaan. De zeven jaar gelden voor gegevens met een fiscaal belang, niet voor alles wat in een personeelsmap zit. Een beoordelingsgesprek uit 2023 heeft na uitdiensttreding geen fiscale functie, en dus moet je het ook niet bewaren. Bewaar je te veel, dan loop je een risico bij een datalek en kan de toezichthouder je erop aanspreken. Een scheiding in je systeem helpt: zet de loongegevens in een aparte map met een eigen bewaartermijn, los van het inhoudelijke dossier.
Wanneer begint de termijn te lopen?
De termijn begint op de dag na het einde van het dienstverband, niet op het moment dat de werknemer zijn laatste werkdag heeft. Bij een einddatum van 31 december 2026 is dat dus 1 januari 2027. Zorg daarom dat je de exacte einddatum vastlegt, ook als iemand eerder stopt met werken of vrijgesteld wordt. Hoe je die datum bepaalt, lees je in het artikel over de opzegdatum voor een uitdiensttreding, want de opzegtermijn bepaalt wanneer het dienstverband formeel eindigt.
Uitzonderingen: wanneer bewaar je langer?
Loopt er een arbeidsgeschil, een claim of een lopende procedure over het dienstverband, dan mag je de relevante stukken bewaren tot het is afgehandeld. Ook als de werknemer zelf vraagt om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor een referentie, kun je dat vastleggen met schriftelijke toestemming. Leg altijd vast waarom je iets langer bewaart.
Zo ruim je het dossier op
Maak een lijst per documentsoort met de vervaldatum, en zet in je agenda een herinnering voor eind 2028. Verwijder digitale bestanden volledig, ook uit back-ups waar dat redelijkerwijs kan, en vernietig papieren stukken met een papierversnipperaar. Houd een kort overzicht bij van wat je wanneer hebt verwijderd, zodat je kunt laten zien dat je volgens je eigen beleid werkt.
