Een betalingsregeling voor een openstaande factuur van 2.400 euro in zes maandelijkse termijnen betekent zes keer 400 euro, met een vaste betaaldatum per maand en een schriftelijke bevestiging van beide partijen. Begin je op 1 december 2026, dan staat de laatste termijn op 1 mei 2027. Leg de afspraak vast in een korte overeenkomst of e-mail die de klant uitdrukkelijk bevestigt, en spreek af wat er gebeurt als een termijn te laat komt. Zonder die afspraken is een betalingsregeling niet meer dan een goedbedoeld gebaar.
Wat moet er in de afspraak staan?
Een goede regeling is kort en concreet. Noem in elk geval de volgende punten:
- Het factuurnummer en het totale openstaande bedrag, hier 2.400 euro
- Het bedrag per termijn en de data, bijvoorbeeld 400 euro op de eerste van de maand, van december 2026 tot en met mei 2027
- Het rekeningnummer en de betalingsomschrijving
- Wat er gebeurt bij een gemiste betaling
- De bevestiging van de klant, bij voorkeur met een datum en handtekening of een antwoord per e-mail
Het staat je vrij om de afspraak op papier te zetten in de vorm van een brief of mail. Zorg dat de klant "akkoord" antwoordt, zodat je kunt bewijzen dat hij de regeling kent.
De vervalclausule is het belangrijkste onderdeel
Zonder vervalclausule moet je bij een gemiste termijn opnieuw onderhandelen. Neem daarom op dat het hele resterende bedrag direct opeisbaar wordt zodra een termijn niet binnen een vaste periode is betaald, bijvoorbeeld zeven dagen na de vervaldatum. Mist de klant na twee betalingen de derde termijn, dan is er 400 euro betaald en 1.600 euro nog open, en kun je het volledige restant opeisen en het incassotraject starten. Zo voorkom je dat je maandenlang een klant volgt die steeds iets later betaalt.
Wat doe je met de btw en de factuur?
De factuur blijft gewoon staan zoals hij is, je maakt geen nieuwe factuur en geen creditnota. Zit er 21 procent btw in de 2.400 euro, dan is dat 416,53 euro. Die btw moet je in principe afdragen over het tijdvak van de factuurdatum, ook als de klant pas in termijnen betaalt. Werk je met het kasstelsel, dan geldt de btw pas bij ontvangst. Controleer daarom bij je boekhouder welk stelsel je gebruikt. De details die op de originele factuur horen, vind je in de verplichte gegevens op je factuur, zodat je zeker weet dat het document waarop de regeling rust volledig is.
Is een aanbetaling beter?
Je kunt ook vragen om een eerste, grotere termijn. Bij een aanbetaling van 25 procent betaalt de klant direct 600 euro, en daarna vijf termijnen van 360 euro, samen weer 2.400 euro. Het voordeel is dat je risico meteen kleiner wordt en de klant laat zien dat hij het serieus meent. Stemt hij daar niet mee in, dan weet je dat de regeling zwakker staat dan hij zegt.
Houd het zichtbaar in je administratie
Zet de zes betaaldata in je agenda of in je boekhoudpakket, en controleer binnen twee dagen na elke vervaldatum of de betaling binnenkomt. Reageer direct op een gemiste termijn, in vriendelijke maar duidelijke taal. Een klant die weet dat je meekijkt, betaalt vaker op tijd. Reken er in je liquiditeitsplanning op dat je gemiddeld 75 dagen langer op je geld wacht dan bij betaling ineens, want de zes termijnen vallen verspreid over vijf maanden.
