Op een factuur van 600 euro aan een zakelijke klant moeten minimaal twaalf gegevens staan, van een uniek factuurnummer tot het btw-bedrag. Mis je er één, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek van je klant weigeren, en dat levert gedoe op voor jullie allebei. Hieronder lees je welke gegevens verplicht zijn en hoe je ze op een factuur van 600 euro netjes verwerkt.
De verplichte gegevens op een rij
Een factuur voor een andere ondernemer moet volgens de btw-regels de volgende gegevens bevatten:
- De datum van uitgifte en een uniek, doorlopend factuurnummer.
- Je naam en adres, plus de naam en het adres van je klant.
- Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met aantal of omvang.
- De datum van levering of van het afronden van de dienst.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
- Het totaal inclusief btw.
Een betaaltermijn is wettelijk niet verplicht, maar wel verstandig. Zonder afspraak geldt in een zakelijke relatie een termijn van 30 dagen. Zet de afspraken in je algemene voorwaarden, en verwijs op de factuur naar je IBAN en naar de betalingsomschrijving.
De rekensom voor een factuur van 600 euro
Stel dat je 600 euro inclusief 21 procent btw wilt factureren. Het bedrag exclusief btw is dan 495,87 euro (600 gedeeld door 1,21) en de btw 104,13 euro. Zet beide bedragen apart op je factuur, want alleen het totaal noemen is niet genoeg. Factureer je vanuit de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vermeld je dat ook op de factuur met de tekst dat de btw niet van toepassing is.
Wanneer moet je de factuur versturen?
Je moet de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de levering of dienst versturen. Lever je op 20 oktober, dan moet de factuur uiterlijk op 15 november uit zijn. Wacht je langer, dan loop je het risico dat de btw in een ander aangiftetijdvak terechtkomt en dat de Belastingdienst naheffing met boete oplegt. Hoe hoog zo'n boete kan zijn, lees je in ons artikel over de boete bij een te late btw-aangifte.
Hoelang bewaar je de factuur?
Zowel verstuurde als ontvangen facturen moet je zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor digitale facturen, waarbij ze goed leesbaar moeten blijven. Wil je weten hoe die termijn precies wordt geteld, bekijk dan de bewaartermijn voor je administratie. Sla facturen bij voorkeur op in een vaste map per jaar, zodat je ze bij een controle snel kunt tonen.
Zorg dat je factuursjabloon al deze gegevens vooraf ingevuld heeft, zodat alleen het bedrag en de omschrijving nog wijzigen. Het kost je één keer een kwartier om in te stellen, en het scheelt je bij elke volgende factuur het risico op een foutje.
