Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je basisadministratie 7 jaar te bewaren. Die termijn gaat in na afloop van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. De administratie over 2025 moet je dus bewaren tot en met eind 2032. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, geldt zelfs een termijn van 10 jaar. Wie te vroeg opruimt, kan bij een controle van de Belastingdienst in de problemen komen, want zonder administratie mag de fiscus zelf een schatting van je omzet en winst maken.
Wat valt er onder de basisadministratie?
De 7-jaarstermijn geldt voor de zogeheten basisgegevens: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. In de praktijk betekent dit dat je alle facturen, bankafschriften, contracten, kassabonnen en jaarrekeningen die aan deze onderdelen raken netjes moet kunnen tonen. Ook digitale gegevens horen erbij: de e-mails met offertes en opdrachtbevestigingen, je boekhoudbestand en zelfs de agenda-afspraken die je gebruikt om ritten of uren te onderbouwen.
Waarom onroerend goed 10 jaar is
De langere termijn van 10 jaar voor onroerende zaken hangt samen met de btw-herzieningstermijn. Koop je een bedrijfspand en trek je de btw af, dan kijkt de Belastingdienst nog 9 boekjaren na het jaar van ingebruikname mee of het gebruik van het pand niet verandert. Verkoop je het pand of ga je het anders gebruiken, dan kan een deel van de afgetrokken btw worden teruggevorderd. Daarom moet je alle stukken rond aankoop, verbouwing en gebruik van vastgoed 10 jaar kunnen laten zien. Hetzelfde geldt overigens voor elektronische diensten, telecommunicatie- en omroepdiensten aan particulieren in de EU.
Papier of digitaal bewaren?
Je mag je administratie digitaal bewaren, en voor de meeste ondernemers is dat inmiddels de norm. De hoofdregel van de Belastingdienst: bewaar gegevens in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Een digitale factuur mag je dus niet alleen als papieren afdruk bewaren; het originele bestand telt. Andersom mag je papieren stukken wél inscannen en digitaal opslaan, zolang de scan volledig en leesbaar is en je de echtheid kunt aantonen. Kies je volledig voor digitaal, zorg dan voor back-ups op een tweede locatie of in de cloud, want een gecrashte harde schijf is voor de fiscus geen geldig excuus.
Kun je kortere afspraken maken met de Belastingdienst?
Voor gegevens buiten de basisadministratie kun je met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Denk aan interne notities of ondersteunende berekeningen. Let wel: zulke afspraken gelden alleen voor de belastingcontrole. Andere instanties en wetten kunnen langere of juist kortere termijnen eisen. Zo mag je gegevens van sollicitanten volgens de AVG juist maar kort bewaren, meestal vier weken na afloop van de procedure, en gelden voor loonbelastingverklaringen en identiteitsbewijzen van personeel weer aparte regels: die bewaar je tot 5 jaar na uitdiensttreding.
Praktische tips om het behapbaar te houden
Werk met één vaste digitale mappenstructuur per boekjaar en sluit elk jaar af met een complete export uit je boekhoudprogramma, inclusief facturen als pdf. Controleer bij het overstappen naar een ander boekhoudpakket of je oude gegevens toegankelijk blijven, want ook na een overstap moet je de oude jaren kunnen tonen. En plan elk jaar in januari een vast opruimmoment: alles wat ouder is dan 7 jaar (of 10 jaar voor vastgoed) mag dan gecontroleerd de versnipperaar of prullenbak in.
Samengevat: hanteer 7 jaar als standaard voor je hele basisadministratie, 10 jaar voor alles rond onroerend goed, en bewaar digitaal ontvangen stukken in hun originele vorm. Zo sta je bij elke controle met een gerust hart tegenover de inspecteur.
