Als ondernemer bouw je in de loop der jaren een flinke stapel administratie op. Logisch dat je je afvraagt wanneer je die spullen eindelijk mag weggooien. De Belastingdienst hanteert hiervoor een wettelijke bewaarplicht. De hoofdregel is duidelijk: je moet je zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren.
De standaard van 7 jaar
Voor het grootste deel van je administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Dit zijn de zogeheten basisgegevens, zoals je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie, je voorraadadministratie en je loonadministratie. De termijn van zeven jaar begint te lopen vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
De uitzondering van 10 jaar
Voor sommige gegevens geldt een langere termijn van tien jaar. Dat is vooral het geval bij gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand. Door de btw-herzieningsregeling voor vastgoed wil de Belastingdienst die gegevens langer kunnen controleren. Ook als je gebruikmaakt van bepaalde regelingen voor digitale diensten binnen de EU, kan de termijn oplopen tot tien jaar.
Digitaal of op papier
Je mag je administratie zowel digitaal als op papier bewaren, zolang alles maar volledig en controleerbaar is. Scan je papieren facturen in, dan moet je de digitale versie zeven jaar bewaren en moeten de gegevens overzichtelijk en leesbaar blijven. Maak regelmatig back-ups om verlies te voorkomen.
Afspraken met de Belastingdienst
In sommige gevallen kun je met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin je gegevens bewaart, bijvoorbeeld over welke detailgegevens je mag vernietigen. Leg zulke afspraken altijd schriftelijk vast, zodat je later kunt aantonen dat je je aan de regels hebt gehouden.
Zo houd je het overzichtelijk
Werk met een vaste mappenstructuur per boekjaar, zowel digitaal als fysiek. Zet aan het einde van elk jaar een duidelijke datum op de map, zodat je in een oogopslag ziet wanneer je iets mag vernietigen. Gooi nooit te vroeg weg, want bij een controle moet je alles kunnen overleggen.
Houd dus de termijn van 7 jaar aan voor je gewone administratie en 10 jaar voor gegevens over vastgoed. Met een nette ordening weet je precies wanneer je oude stukken veilig kunt opruimen.
