Waarom een btw-nummer belangrijk is
Elke ondernemer in Nederland die producten of diensten levert, krijgt te maken met btw: de belasting toegevoegde waarde. Dit betekent dat je een btw-nummer nodig hebt om facturen uit te schrijven en btw te kunnen afdragen aan de Belastingdienst. Je btw-nummer wordt gebruikt om jou als ondernemer te identificeren richting de fiscus, maar ook richting klanten en leveranciers. Het is dan ook van groot belang dat je weet waar je jouw btw-nummer kunt vinden en hoe dit nummer is opgebouwd.
Waar vind je het btw-nummer van je bedrijf?
Als je een eenmanszaak hebt, krijg je het btw-nummer automatisch van de Belastingdienst nadat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit nummer ontvang je per post binnen enkele dagen na je inschrijving. Voor rechtspersonen, zoals een BV, is het proces iets anders; hier krijg je een omzetbelastingnummer en een apart btw-identificatienummer (btw-id), dat je op je facturen moet vermelden. Je kunt je btw-nummer ook terugvinden in de online portal 'Mijn Belastingdienst Zakelijk', of op eerdere correspondentie van de Belastingdienst.
Opbouw van het btw-nummer
Voor eenmanszaken bestaat het btw-id uit je burgerservicenummer (BSN), gevolgd door de toevoeging 'B01' of een hoger getal bij meerdere ondernemingen. Sinds 2020 is er ook een zogeheten btw-identificatienummer met een neutrale structuur, wat de privacy van zzp'ers beter beschermt. Dit btw-id bestaat uit 'NL', gevolgd door een reeks van cijfers en letters, en eindigt op 'B01'. Voorbeeld: NL001234567B01.
Wat als je je btw-nummer kwijt bent?
Ben je je btw-nummer kwijt of weet je niet zeker welk nummer je moet gebruiken, dan kun je deze informatie altijd opvragen via de Belastingtelefoon of via de website van de Belastingdienst. Belangrijk is dan dat je je KvK-nummer en overige bedrijfsgegevens bij de hand hebt. Je kunt meestal niet via een openbare zoekopdracht zoals op Google snel achter een btw-nummer komen van jezelf, tenzij je eerder een factuur hebt opgesteld waarop het nummer vermeld staat.
Mag je btw-nummers van andere bedrijven opzoeken?
In sommige gevallen kun je het btw-nummer van een ander bedrijf opvragen. Bijvoorbeeld via de Europese VIES-database kun je btw-nummers van bedrijven controleren die actief zijn binnen de EU. Dit is handig als je zakendoet met buitenlandse bedrijven en zeker wilt weten dat het btw-nummer geldig is. In Nederland kun je echter niet zomaar btw-nummers opvragen van derden vanwege privacyregels.
Veelgemaakte fouten en belangrijke aandachtspunten
Een veelgemaakte fout is het vermelden van het oude btw-nummer in plaats van het nieuwe btw-id op facturen, vooral bij eenmanszaken na de wijziging in 2020. Vergeet niet dat het btw-id verplicht is op al je uitgaande facturen en op je website als je btw-plichtig bent. Controleer daarom goed welk nummer je gebruikt en update je administratie als dat nodig is.
