Een klant betaalt je factuur niet en je wilt incassokosten in rekening brengen. Maar hoeveel aanmaningen moet je eerst sturen? Als het om een consument (een particulier) gaat, is het antwoord duidelijk: je moet minimaal één extra aanmaning sturen, de zogeheten 14-dagenbrief. Pas als de consument ook daarna niet betaalt, mag je incassokosten doorberekenen.
De verplichte 14-dagenbrief
Nadat de betaaltermijn op je factuur is verstreken, mag je niet meteen kosten opvoeren bij een particulier. Je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen waarin je de consument nog 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen. In die brief vermeld je ook hoe hoog de incassokosten worden als betaling uitblijft. De termijn van 14 dagen gaat pas lopen op de dag nadat de klant je brief heeft ontvangen, dus reken in de praktijk op iets meer dan twee weken.
Waarom precies één aanmaning
De wet vraagt om minimaal deze ene formele waarschuwing, zodat de consument een eerlijke laatste kans krijgt. Je mag natuurlijk eerder al vriendelijke herinneringen sturen, maar wettelijk telt alleen die correcte 14-dagenbrief als startpunt voor de incassokosten.
Hoe hoog mogen de incassokosten zijn
De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd en gekoppeld aan het factuurbedrag. Ze bedragen 15 procent over de eerste 2.500 euro van de vordering, met een minimum van 40 euro. Voor hogere bedragen lopen de percentages trapsgewijs af. Dat minimum van 40 euro betekent dat je ook bij een kleine onbetaalde factuur altijd dat bedrag mag rekenen, mits je de 14-dagenbrief correct hebt verstuurd.
Andere regels voor zakelijke klanten
Is je klant een ander bedrijf, dan gelden soepeler regels. Tussen ondernemers ben je de 14-dagenbrief niet verplicht en mag je incassokosten rekenen zodra de betaaltermijn is verstreken. Vaak staat in je algemene voorwaarden of de overeenkomst al wat er gebeurt bij te late betaling. Toch is ook hier een nette herinnering verstandig, omdat je daarmee de relatie goed houdt en bewijst dat je de klant hebt aangespoord.
Leg alles goed vast
Bewaar kopieën van je facturen en aanmaningen en noteer wanneer je ze verstuurde. Komt het tot een incassoprocedure, dan moet je kunnen aantonen dat je de juiste stappen hebt gezet. Zonder bewijs van de 14-dagenbrief kun je bij een consument de incassokosten namelijk niet afdwingen.
Tot slot
Bij een consument geldt: minimaal één aanmaning in de vorm van een 14-dagenbrief voordat je incassokosten mag rekenen, met een minimum van 40 euro. Bij zakelijke klanten mag het sneller, maar ook dan loont een duidelijke herinnering. Werk netjes en leg je stappen vast, dan sta je sterk als het tot incasso komt.
